Consejos

10 claves para organizar un evento corporativo

Cómo configurar un evento corporativo desde cero

Un evento corporativo es una estrategia de comunicación para presentar un nuevo producto o para generar imagen de marca. Además, es importante para mejorar la reputación y dar visibilidad a la empresa. Sin duda alguna, es una buena forma de captar y conocer al público objetivo al que se dirige la corporación.

1. Establecer objetivos

Determinar el objetivo principal por el cual se organiza el evento es fundamental para asegurar el éxito. Ya sea la presentación de un nuevo producto, la captación de fondos para una causa social o reforzar la imagen de marca.

Establecer unos objetivos claros, medibles y evaluables ayudarán en la preparación y en el desarrollo del evento.

2. Escoger bien la fecha

Escoger la fecha del evento es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta cuando se organiza un evento corporativo. Determinar la época del año más adecuada para lanzar el producto al mercado y considerar los periodos de más trabajo o de vacaciones de los invitados puede influir en el número de asistentes.

El tipo de evento también es determinante para escoger tanto el día como la hora. Puede que la presentación de un producto encaje mejor en horario de tarde mientras que un acontecimiento de entrega de premios sea más adecuado por la noche junto a una cena de gala.

3. Definir el público objetivo

No todos los eventos requieren del mismo tipo de público. Una organización previa y la selección cuidada de los invitados es crucial para asegurar el éxito. Inversores, socios, trabajadores, clientes, proveedores…todo depende del objetivo.

4. Determinar el presupuesto

Un evento corporativo se compone de pequeños elementos que van sumando tanto a la calidad del acontecimiento como al presupuesto. Una de las ventajas de contar con una finca como Hort de Nal es que pueden actuar como asesores recomendando a otros profesionales especializados en el ámbito de la fotografía, el cátering, la iluminación, etc.

¿Cuántos invitados habrá? ¿Menú o cóctel? ¿Qué elementos decorativos son necesarios? Es el momento de buscar el presupuesto que mejor se adapta a las necesidades del momento.

5.Escoger el espacio adecuado

Una buena ubicación que albergue todos los elementos necesarios marca la diferencia.

Es importante seleccionar un espacio con fácil acceso, bien conectado y que permita aparcar con facilidad para aquellos invitados que no puedan llegar a pie. También hay que tener en cuenta la meteorología y la posibilidad de desplazar el cóctel o la cena al interior o al exterior indistintamente en función del clima.

En Hort de Nal ofrecemos un espacio único, un oasis en el centro de la ciudad con espacios interiores y exteriores completamente adaptables al tipo de evento. Además de que disponemos de habitaciones decoradas cuidadosamente para que la experiencia no termine cuando la música deje de sonar.

6. Solicitar permisos

Determinados aspectos como el volumen y horario de la música, los requisitos que deben cumplir los alimentos servidos o las normativas de seguridad deben ser tomados en cuenta seriamente. La mayoría de las veces los profesionales encargados de la finca, el cátering, etc. se responsabilizan de estas cuestiones, pero nunca está de más informarse previamente para evitar imprevistos.

7. Planificar con tiempo

Una planificación previa de todas las actividades que se llevarán a cabo, un horario detallado indicando las personas que deben intervenir en cada momento y la reserva de todos los servicios y elementos complementarios con suficiente tiempo asegura que el acontecimiento será exactamente como se desea.

Generalmente las reservas de la ubicación, la contratación del cátering y de algunos servicios son los primeros pasos a dar y deberían hacerse con un mínimo de dos meses de antelación para asegurar que la fecha escogida está libre y para dejar el tiempo suficiente para enviar las invitaciones.

8. Definir una estrategia de comunicación y difusión

En determinados casos, especialmente cuando se organiza un evento corporativo abierto al público, hay que pensar en una campaña de difusión que atraiga al tipo de cliente que hemos seleccionado. Ya sea a través de redes sociales, medios de comunicación o por email es imprescindible plantear la campaña con suficiente antelación para que resulte efectiva.

9. Contar con un equipo organizador

Muchas veces, gestionar todos los detalles de un evento corporativo puede resultar difícil para una sola persona por lo que puede resultar interesante designar un equipo que se encargue de cubrir todos los aspectos necesarios. Puede ser un equipo configurado entre los miembros de la empresa o bien se puede confiar en un equipo externo de profesionales organizadores de eventos.

En Hort de Nal colaboramos contigo en el proceso de organización de tu evento proporcionando todos los recursos y el asesoramiento necesarios. Para que tu evento corporativo sea todo un éxito.

10. Hacer un análisis post evento

El último paso de cualquier evento o celebración es el análisis posterior. A través de este análisis se comprueba la efectividad que ha tenido, la asistencia, los detalles que han salido bien y mal para poder evaluar el plan de mejora de cara a futuros eventos.

Por ello es importante contar con un equipo dispuesto a colaborar en cada uno de los pasos, que ofrezca alternativas rápidas y un diálogo contante para solucionar cualquier imprevisto antes, durante y después de la celebración.

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