Consejos

Organizar un evento: pasos para que sea todo un éxito

  • Las claves para organizar un evento de éxito

  • Organiza tu evento paso a paso: desde el planteamiento hasta la evaluación final

Un evento es una oportunidad fantástica para dar a conocer un nuevo producto o servicio, para celebrar un gran logro, poner de manifiesto los valores y la imagen de tu marca o para mejorar la convivencia entre los empleados de la empresa.

Organizar un acontecimiento así puede parecer sencillo, sin embargo, no siempre lo es y requiere de un plan de acción definido y una gran atención a los detalles. Es por ello que, desde Hort de Nal te damos las claves para que tu gran día sea un éxito.

Plantear los objetivos

El primer paso para lograr el éxito es tener claros los objetivos que se pretenden conseguir con el evento y el tipo de público al que va dirigido.

Pero definir los objetivos no siempre es fácil y, por ello, planteamos las siguientes preguntas: ¿qué quieres conseguir y cómo puedes hacerlo? Con estas dos interrogaciones llegarás al kit de la cuestión con el que podrás determinar tus objetivos. Ten en cuenta que han de ser realistas, medibles y cuantificables para que, más tarde, puedas evaluar la efectividad del evento y corregir aquellos detalles que no hayan salido como esperaba.

Ten en cuenta que la idea principal en torno a la cual se vaya a organizar el acto tiene que ser lo suficientemente llamativa y potente como para mantener interesado al público.

Adaptación al público

No es lo mismo configurar un evento para la presentación de un producto, para un congreso que para fidelizar a una serie de clientes concretos. Por eso, es importante adaptar el proyecto a las personas a las que irá dirigido, siempre manteniendo la imagen de la marca.

Transmitir imagen de marca

Un evento es la oportunidad perfecta para trasmitir la imagen y los valores de la marca o empresa.  Por lo tanto, debemos tener muy claro cuáles son esos valores, qué filosofía, colores, imágenes, estilos y textos les caracterizan para poder cuidar los detalles en la preparación.

Además, deberíamos poder responder a una pregunta: ¿Qué queremos comunicar?

Más allá de los objetivos principales que se mencionaban en el primer punto debemos tener una idea de qué es aquello que queremos hacer llegar al público, qué queremos transmitir y, por lo tanto, qué necesitamos para conseguirlo.

Pensar como el cliente

Analizar al cliente y pensar en las expectativas que pueda tener durante el evento es una buena forma de ponerse en su lugar y averiguar qué necesidades y demandas tendrá.

No es tan importante la cantidad de invitados que haya como el nivel de satisfacción que se logre. Un invitado satisfecho es el mayor indicador de éxito que puedes obtener. Si logras transmitir aquello que buscabas, el propio invitado se encargará de viralizarlo y compartirlo.

Elaborar un plan

Un buen plan o guion es primordial para que el evento funcione de la manera más ágil y eficiente posible.

Dentro de la estrategia deben incluirse todos los aspectos que conforman el evento como el calendario, la programación y horario del día del evento, contenido, mensajes que se pretenden transmitir, necesidades y exigencias especiales, decoración, cátering, merchandising, etc. Así como un presupuesto de las acciones para tenerlo presente y evitar superarlo.

Cuantos más detalles seas capaz de incluir en este plan, más sencillos serán la ejecución y el control después.

Crear experiencias

Apuesta por eventos únicos, diferentes y personalizados. Es la mejor forma de asegurar que el evento sea recordado. Generar experiencias originales y creativas que vayan acordes con los valores e imagen de la marca es la mejor forma de atraer al público y lograr que compartan su experiencia.

Cuidar los detalles

El éxito está en los pequeños detalles, por lo que se debe prestar especial atención a todos los elementos que pueden acompañar y envolver el acontecimiento, así como a los imprevistos que puedan surgir y que deberemos solventar y tener presentes.

  • Recuerda reservar con tiempo los equipos audiovisuales necesarios, tenlos en cuenta a la hora de buscar ubicación y realiza pruebas de sonido antes de que lleguen los asistentes.
  • Cuida la localización en función del tipo de evento que estés organizando. Ten en cuenta la accesibilidad, el tamaño, la disponibilidad de tomas de corriente para ubicar los equipos audiovisuales, etc. Si la ubicación es complicada facilita mapas o un medio de transporte si es posible.
  • Piensa que pueden surgir imprevistos meteorológicos por lo que siempre debe haber un plan B para reubicar la celebración.
  • Si se trata de un congreso o reunión donde hay ponentes o presentaciones, es fundamental contactar con ellos con bastante antelación para confirmar su intervención, el tema, el tiempo del que dispondrán…
  • Es imprescindible prestar atención al catering, ya que será uno de los aspectos que más valorarán los invitados y que mejor recordarán. Existen multitud de opciones que habrá que valorar en función del tipo de evento.
  • Un buen ambiente, con decoración e iluminación cuidada puede suponer la diferencia entre algo sencillo y algo distinto y personalizado.
  • Un pequeño detalle al final del evento hará que los asistentes se vayan con buen sabor de boca. Si además ese pequeño regalo está personalizado recordarán mejor la marca.

Promoción del evento

Dar a conocer el evento es uno de los pasos clave para asegurar el éxito. Las redes sociales son un buen altavoz  para informar, así como la página web, las acciones de telemarketing, el envío de notas de prensa o las invitaciones físicas y por email.

Debes escoger los métodos que mejor se adapten al contenido que pretendes transmitir y al público al que quieres llegar. En función de estos dos aspectos serán más adecuados unos medios u otros.

Actuar como un buen anfitrión

Ser anfitrión puede ser complicado y exige la toma de decisiones. El anfitrión deberá  asignar los recursos  disponibles para satisfacer a los invitados y hacerles sentir cómodos pero sin perder de vista el objetivo del evento. Si transmite seguridad y confianza tiene buena parte del éxito asegurado.

Si tienes experiencia en la organización de eventos es conveniente dejar todos estos aspectos en manos de un buen profesional que pueda proporcionar los elementos y conocimientos necesarios para asegurar el buen funcionamiento de la celebración.

Análisis final

El último paso en la organización de eventos que permitirá corregir errores. Analizar los resultados obtenidos es imprescindible para conocer los puntos fuertes y debilidades del evento de cara a futuras ediciones.

En definitiva, la buena organización y gestión del evento determinará su éxito o su fracaso y cualquiera de estos resultados repercutirá de una forma u otra en la imagen de la empresa.

En cualquier caso, aun habiendo planificado al detalle la organización, puede darse el caso de que los resultados no sean los esperados. En ese caso, no hay que alterarse, es mejor adoptar una actitud positiva y resolutiva que ayude a solucionar el problema cuanto antes.

Desde Hort de Nal estamos seguros de que con estas claves y sencillos consejos podréis diseñar un evento exitoso para lograr los objetivos que hayáis planteado.

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